В настоящее время деятельность современных предприятий и компаний, преимущественно частного характера, весьма многофункциональна и базируется на обороте множества различных документов и деловых бумаг.

 

В сравнительно недавнем прошлом работа с документами, представленными в бумажном варианте, занимала огромное количество времени и требовала наличия дополнительных сотрудников, что характеризовалось нерациональным использованием времени и бюджета предприятия.

 

Для усовершенствования делопроизводства была разработана и введена в эксплуатацию Система Электронного Документооборота, предназначенная для упрощения работ с деловыми бумагами. Понятие системы электронного документооборота.

 

Для того, чтобы иметь более правильное представление о данной автоматизированной системе, необходимо знание термина «документооборот». Это понятие подразумевает под собой движение деловых бумаг в текущей деятельности компании или предприятия. Оборот документов начинается с момента поступления их работу до логического завершения, то есть, преимущественно при передаче в архив.

 

СЭД представляет собой практически полностью автоматизированную систему хранения и обработки документов и деловых бумаг. Эта система настолько универсальна, что позволяет хранить, обрабатывать и проверять любые документы, в том числе и те, которые первоначально были выполнены в бумажном варианте посредством преобразования их в электронный формат.Основные функции системы электронного документооборота.Система электронного документооборота позволяет значительно упростить деятельность предприятия и в достаточной мере сократить расходы, которые неизбежны при использовании документов в бумажном варианте. Она предусматривает решение следующих основных задач:

- Регистрация корреспонденции, поступающей на предприятие;
- Регистрация и отправка посредством электронной почты исходящей корреспонденции;
- Исключительно актуальные данные о текущем состоянии документооборота;
- Предоставление руководству предприятия всех данных о действиях сотрудников в отношении деловых бумаг;
- Упрощение поиска нужных файлов посредством предоставления возможности выбора наименования документа и даты его составления;
- Организация максимально надежного хранения деловых бумаг в структурированном и организованном архиве;
- Осуществление надлежащего контроля за движением всех документов, имеющихся в базе.

Популярные СЭД. Современный рынок изобилует множеством компаний, предоставляющих предприятиям программы и системы по электронному документообороту. Одной из наиболее популярных фирм подобного рода является InBASE. Данная компания завоевала широкую известность благодаря надежности и профессиональности своих уникальных разработок в области электронной оптимизации баз данных. Системы электронной автоматизации документооборота, разработанные компанией InBASE призваны решать следующие задачи: создание электронного документооборота и хранилищ, управление персоналом, а также эффективностью деятельности. Фирма зарекомендовала себя в качестве одной из наиболее профессиональных на территории Украины и стран СНГ, где осуществляет деятельность - вот уже на протяжении 13 лет.

 

 

автоматизация документооборота позволяет получить следующие преимущества при использовании данной системы в деятельности любой компании:

- Мгновенное получение необходимой информации;
- Наличие возможности оперативного контроля руководством за деятельностью как предприятия в целом так и за действиями отдельных сотрудников;
- Высокая скорость подготовки и обработки данных;
- Практически полное отсутствие риска утраты деловых бумаг;
- Значительная экономия времени и бюджета при работе с документами;
- Возможность наличия контроля за сроками исполнения документов;
- Уменьшение трудоемкости при осуществлении необходимых работ с деловыми документами.

Обобщая вышесказанное, следует дополнительно отметить, что введение в деятельность любого предприятия автоматизированной системы электронного документооборота в значительной мере упростит труд как сотрудников, так и руководства, позволит несколько сократить расходы бюджета компании, а также организовать надежную базу хранения деловых бумаг.